Secrétaire ou assistant(e), quelle différence ?

Publié le 16.01.2023 | Rédigé par Nathalie Ewert | 3 minutes de lecture

Parmi tous les métiers du secteur tertiaire, les secrétaires et assistants sont des profils recherchés pour tous types d’entreprises ou de collectivités. Comment faire la différence entre les deux métiers ? Voici ce qu’il faut savoir.

Secrétaire : une fonction-clé pour le bon fonctionnement d’une structure

Le métier de secrétaire s’exerce dans de nombreuses structures, de l’entreprise à l’administration, du cabinet d’avocats à celui d’un médecin. Majoritairement occupés par des femmes, les postes de secrétariat offrent des activités variées pour répondre à diverses exigences. Cependant, le secrétaire gère en général les tâches suivantes :

• Accueil des visiteurs et réponses à leurs demandes.
• Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants.
• Réception, rédaction et transmission des courriers ou des emails.
• Organisation de réunions et rédaction des comptes-rendus.
• Tri et classement des documents et dossiers.

Les missions du secrétaire sont donc au cœur de l’activité quotidienne de l’entreprise, ce qui fait de son poste un élément important pour le bon fonctionnement de la structure.

Afin de remplir ses tâches, le secrétaire utilise très souvent les outils informatiques et bureautiques, mais cette maîtrise n’est pas la seule compétence demandée aux secrétaires. En effet, pour assurer l’accueil et la rédaction, il est nécessaire d’avoir un très bon relationnel ainsi qu’une connaissance approfondie de la langue française. Le secrétaire doit également être très organisé, notamment pour classer et hiérarchiser efficacement les dossiers. Sa discrétion, son sens de l’anticipation, sa faculté à gérer les relations et le stress sont des qualités essentielles au sein de l’entreprise.

Le métier de secrétaire peut s’exercer de différentes manières, selon le type et la taille de la structure dans laquelle il travaille. Ainsi, le secrétaire d’une TPE aura sans doute une plus grande polyvalence concernant ses tâches, tandis que le secrétaire d’une grande PME qui se développe à l’international devra probablement maîtriser une ou plusieurs langues étrangères.

Afin d’accéder au métier de secrétaire, il existe de nombreuses formations allant du BEP à la licence. Le bac pro Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités est un bon parcours à suivre, à compléter avec un BTS gestion de la PME par exemple. Plus la personne est diplômée, plus elle aura a priori la possibilité d’évoluer au sein de l’entreprise, notamment vers des fonctions d’assistanat.

Assistant : un secrétaire dédié, qui aide et épaule

L’assistant peut remplir tout ou une partie des fonctions du secrétaire. Cependant, il existe des différences entre les deux métiers :

• L’assistant peut être rattaché à une seule personne dans l’entreprise. Cela peut être par exemple le directeur. Dans ce cas, il est amené à gérer son planning, à l’accompagner dans ses déplacements, à rédiger des reportings, ou encore à être l’intermédiaire entre le directeur et ses fournisseurs ou clients.
• Il peut aussi être rattaché à un service, avec les mêmes tâches voire avoir un rôle de chef de projet. Dans ce cas, il peut faire appel au secrétaire comme appui pour l’aider à exécuter ses missions.
• L’assistant peut aussi, dans un service commercial, rédiger les devis et gérer leur envoi ainsi que leur suivi.
• Dans les domaines juridiques, médicaux, administratifs (notamment au sein d’une collectivité), les fonctions de l’assistant sont différentes. Elles nécessitent des connaissances et des formations en assistanat spécifiques.

Pour devenir assistant, et notamment assistant commercial ou de direction, un bac+2 est le diplôme minimum demandé. Le BTS assistant de manager ou un BTS assistant de gestion PME-PMI, ou encore le BUT gestion des entreprises et des administrations ou gestion administrative et commerciale sont les formations les plus adaptées pour ce poste. Il existe également une licence en management des organisations, avec une spécialité assistant de manager. Tout comme pour le secrétaire, les langues étrangères peuvent être importantes.

L’assistant a donc en principe un profil aux compétences plus larges que celui de secrétaire. Il peut aussi avoir davantage de responsabilités. Diplomate, il doit faire preuve de discrétion, car il est directement au contact du manager. L’assistant doit aussi être réactif, savoir s’adapter, avoir l’esprit d’initiative et résister au stress. Le relationnel étant au coeur de son quotidien, l’assistant doit également être à l’aise, tant à l’oral qu’à l’écrit, et avoir une excellente présentation car il peut être amené à représenter l’entreprise face à ses fournisseurs, sur des salons, etc.

Un secrétaire peut-il être assistant et inversement ?

L’assistant est donc davantage un “bras droit”, ou en tout cas une aide opérationnelle au sein de l’entreprise. La polyvalence constitue le maître mot de ce métier qui présente plusieurs facettes. Suivi des commandes ou des offres commerciales, comptabilité et même la gestion du personnel sont autant de tâches dans lesquelles il peut être amené à s’impliquer. Un grand sens du relationnel, beaucoup de rigueur et une organisation sans faille sont des qualités que l’assistant doit posséder.

Très souvent, le secrétaire de direction est en réalité l’assistant de direction car sa mission est de le décharger de toutes les préoccupations administratives et de manière générale, de l’assister dans tous les aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité.

Dans les faits, le poste de secrétaire évolue souvent de manière naturelle vers celui d’assistant. Il y a aussi de nombreuses structures qui confient des tâches d’assistanat aux secrétaires sans que l’intitulé du poste soit modifié. En réalité, les deux métiers se confondent souvent, et les employeurs peuvent utiliser indifféremment l’un ou l’autre terme. Afin de vous assurer que vous possédez bien les compétences requises pour être secrétaire ou assistant en fonction de l'entreprise auprès de laquelle vous postulez, étudiez bien la fiche descriptive du poste.